Organisatie

Doel van de Tenniscommissie
De tenniscommissie heeft als doel het bevorderen van de tennissport binnen onze vereniging Be Quick. Met de groei naar meer dan 100 leden is een commissie noodzakelijk.

De commissie organiseert activiteiten zoals trainingen, competities, toernooien en andere evenementen die bijdragen aan de betrokkenheid en het tennisplezier van alle leden. Het bestuur van de commissie zorgt voor een gestructureerde organisatie en adequate communicatie met zowel leden als het algemene verenigingsbestuur.

Bestuursstructuur
Het bestuur van de tenniscommissie bestaat uit vijf leden:
1. Voorzitter
2. Secretaris
3. Penningmeester
4. Lid Wedstrijdtennis (competitie/toernooien)
5. Lid Trainingen

Hieronder worden de specifieke taken en verantwoordelijkheden per functie uiteengezet.

De functie van voorzitter en penningmeester kan eventueel worden gecombineerd.

1. Voorzitter
Taken en verantwoordelijkheden:
– Verantwoordelijk voor het voorzitten van vergaderingen en het aansturen van het bestuur.
– Zet de visie en strategie uit van de tenniscommissie en zorgt voor de uitvoering hiervan.
– Vertegenwoordigt de tenniscommissie binnen de vereniging en onderhoudt contact met het hoofd- of algemeen bestuur.
– Stimuleert samenwerking binnen de commissie en bemiddelt bij conflicten of meningsverschillen.
– Houdt overzicht over de voortgang van lopende projecten en bewaakt deadlines.
– Stimuleert de leden van de commissie om hun verantwoordelijkheden en doelen na te streven.

Kwalificaties:
– Sterke leiderschapsvaardigheden, beslissingsvermogen en communicatieve vaardigheden.
– Vermogen om een duidelijke visie te formuleren en te implementeren.
– Goede kennis van de verenigingsstructuur en het tennisklimaat.

2. Secretaris
Taken en verantwoordelijkheden:
– Zorgt voor de communicatie van de commissie, zowel intern als extern (leden, vrijwilligers, andere commissies).
– Maakt notulen tijdens vergaderingen en verspreidt deze onder de bestuursleden.
– Beheert de inkomende en uitgaande correspondentie (e-mails, brieven) van de commissie.
– Verantwoordelijk voor het beheren en up-to-date houden van de ledenadministratie binnen de commissie.
– Ondersteunt de voorzitter bij het voorbereiden van vergaderingen en het opstellen
van de agenda.

Kwalificaties:
– Accuraat en georganiseerd met uitstekende schriftelijke communicatievaardigheden.
– Ervaring met administratieve taken en vergadertechnieken.

3. Penningmeester
– Financieel beheer: Beheert de financiën van de tenniscommissie en stelt een begroting en financieel jaarverslag op.
– Budgetbewaking: Houdt toezicht op alle inkomsten en uitgaven van de commissie en
zorgt ervoor dat de commissie binnen het vastgestelde budget blijft. Communiceert hierover regelmatig met de voorzitter.
– Financiële administratie: Voert, in samenspraak met de penningmeester van het hoofdbestuur, tijdige betalingen uit voor toernooien, competitie-inschrijvingen, trainers, en eventuele externe leveranciers.
– Rapportage en verantwoording: Stelt financiële rapportages op en onderhoudt contact met de penningmeester van het hoofdbestuur over de financiële situatie van de tenniscommissie.

– Baanonderhoud en bouwkundige projecten: Coördineert het budget voor het onderhoud van de tennisbanen en eventuele bouwkundige veranderingen (bijv. verlichting, hekwerk,  lubhuisuitbreiding). Verantwoordelijk voor het opstellen en bewaken van een onderhoudsplan voor de banen in samenwerking met de groundsman.
– Offertes en leverancierscontacten: Vraagt offertes op voor onderhouds- of bouwkundige projecten en onderhoudt contact met externe partijen en leveranciers.
– Rapporteert de voortgang en kosten van deze projecten aan het bestuur.

Kwalificaties:
– Goede financiële kennis en ervaring met budgetbeheer en financiële rapportages.
– Organisatorische vaardigheden om onderhouds- en bouwkundige projecten effectief te coördineren.
– Affiniteit met faciliteitenbeheer en onderhoudswerkzaamheden binnen een sportvereniging

4. Lid Wedstrijdtennis (Competitie/Toernooien)
Taken en verantwoordelijkheden:
– Verantwoordelijk voor de organisatie en coördinatie van competitiewedstrijden en toernooien.
– Stelt een jaarlijks plan op voor de competitie- en toernooiagenda.
– Zorgt voor promotie en communicatie rondom wedstrijden en toernooien, inclusief inschrijvingen.
– Onderhoudt contact met spelers en teamcaptains voor zowel interne als externe competities.
– Zorgt voor een evaluatie na elk toernooi/competitie en rapporteert aan het bestuur.

Kwalificaties:
– Affiniteit met wedstrijdorganisatie en ervaring met competitieplanning.
– Sterke organisatorische vaardigheden en kennis van toernooiverloop en tennisspelregels ((certificaten KNLTB).

5. Lid Trainingen
Taken en verantwoordelijkheden:
– Verantwoordelijk voor het trainingsaanbod dat aansluit bij de visie van de vereniging
– Werkt nauw samen met tennistrainer
– Communiceert het trainingsaanbod naar leden en zorgt voor een heldere inschrijfprocedure.

– Stelt een jaarplan op voor het trainingsseizoen en ziet toe op de evaluatie van de trainingen.
– Begeleidt en ondersteunt trainer waar nodig, en houdt toezicht op de kwaliteit van de trainingen.
– Heeft afstemming met technische commissie hoofdbestuur over aanbod, kwaliteit en ontwikkeling.

Kwalificaties:
– Goede organisatorische vaardigheden en kennis van tennisontwikkeling en trainingen.
– In staat om constructief samen te werken met trainers en leden.

Vergaderingen en Rapportage
– Het bestuur van de tenniscommissie vergadert ten minste 6 keer per jaar. De voorzitter stelt de agenda op, met inbreng van alle bestuursleden, en zorgt voor een efficiënte en resultaatgerichte vergadering. De secretaris notuleert en verspreidt de actiepunten en besluiten.

– Minimaal 2 keer per jaar vindt er een overleg plaats met het hoofdbestuur. Een delegatie van de commissie is hierbij aanwezig. Agenda wordt in samenspraak bepaald.

Evaluatie en Bijsturing
Jaarlijks evalueert de commissie haar werkzaamheden en stelt, indien nodig, haar doelen en werkwijze bij. De evaluatie vindt plaats aan het eind van het tennisjaar, waarbij aandacht wordt besteed aan de ledenbetrokkenheid, de organisatorische processen en de effectiviteit van de bestuursstructuur.

Dit beleidsstuk dient als een leidraad voor de taken en verantwoordelijkheden binnen de tenniscommissie. Elk commissielid heeft een essentiële rol in de groei en het succes van de tennisactiviteiten binnen de vereniging.